Huishoudelijk Reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE HISTORISCHE KRING

"DUIVEN-GROESSEN–LOO (HKDGL)"

Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN.

Art. 1 Het huishoudelijk reglement is een uitwerking van en een aanvulling op de statuten van de Historische Kring Duiven-Groessen-Loo (hierna HKDGL).

Art. 2 Voor zover enige bepaling in dit reglement in strijd is of lijkt te zijn met een bepaling in de wet of de statuten van de vereniging zal de wettelijke bepaling, dan wel de statutaire bepaling prevaleren.

Hoofdstuk 2 GEWONE LEDEN - ERELEDEN.

Art. 3 Leden zijn zij, die te kennen hebben gegeven een lidmaatschap van de HKDGL te willen aangaan. Opzegging van het lidmaatschap dient vóór 1 december van het kalenderjaar (schriftelijk per brief of per e-mail) bij de secretaris te geschieden.

Art. 4 Degene, die zich aanmeldt als lid van de vereniging, dient een aanmeldingsformulier in te vullen en te ondertekenen. In het aanmeldingsformulier wordt een verplichting tot automatische incasso aangegaan.
Personen die nog niet meerderjarig zijn, dienen het formulier te laten ondertekenen door hun wettelijke vertegenwoordiger.

Art. 5 Het aanmeldingsformulier wordt door het bestuur vastgesteld.

Art. 6 Het aanmeldingsformulier dient bij de secretaris te worden ingeleverd.

Art. 7 Nadat aan de financiële verplichting is voldaan, gaat het lidmaatschap in.

Art. 8 Bij toetreding in de loop van het verenigingsjaar wordt de contributie verminderd met 1/12 deel voor elke op het moment van toetreden reeds verstreken volle kalendermaand.

Art. 9 Alle leden ontvangen het verenigingsblad de “DRIEPAS” (hierna Driepas). Tevens hebben leden toegang tot de bibliotheek van de HKDGL. Op de verenigingsavond(en) mogen leden in de archieven zelfstandig onderzoek doen. Leden hebben gratis toegang tot lezingen en symposia.

Art. 10 Niet-leden kunnen altijd om informatie vragen bij de HKDGL, hiervoor kan een passende vergoeding worden gevraagd.

Hoofdstuk 3 TAKEN BESTUUR.

A. Algemeen.

Art. 11 Bestuursleden zijn bevoegd correspondentie binnen hun taakgebied te voeren; zij tekenen namens het bestuur. Alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat zij zullen handelen als bestuurder en niet als privé-persoon.

Art. 12 Bestuursleden moeten transparant handelen en oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht geven in beslissingen. De belangrijkste beslissingen worden na goedkeuring door het bestuur bekend gemaakt in de algemene ledenvergadering (hierna ALV).

Art. 13 Het beleidsnotitie van de HKDGL is richtinggevend voor het nemen van beslissingen. Dit document wordt jaarlijks geactualiseerd.

Art. 14 De bestuursleden handelen conform wet, statuten, huishoudelijk reglement en de beleidsnotitie.

Art. 15 Bestuursleden zijn onbezoldigd.

Art. 16 Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden. Bij een tegenstrijdig belang zal dit bestuurslid niet deelnemen aan het betreffende overleg en besluitvorming.

Art. 17 vervallen; wordt opgenomen in statuten 

Art. 18 vervallen; wordt opgenomen in statuten

Art. 19 Het bestuur gaat bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zullen dat uitsluitend gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.

Art. 20 vervallen

Art. 21 Besluiten die in de bestuursvergaderingen worden genomen worden vastgelegd in een Besluitenlijst door de secretaris. Genomen besluiten worden zover van belang opgenomen in het Huishoudelijk Reglement.

B. Voorzitter.

Art. 22 De voorzitter leidt de in Artikel 17 van de statuten genoemde vergadering.

Art. 23a Van belang zijnde beslissingen genomen door het bestuur worden in de ALV door de voorzitter genoemd.

Art. 23b De voorzitter vertegenwoordigt de HKDGL naar buiten; legt en onderhoudt contacten met externe partijen en draagt hierbij de visie van de HKDGL uit.

C. Secretaris.

Art. 24 De secretaris voert de algemene correspondentie van de vereniging in overleg met het bestuur.

Art. 25 De secretaris notuleert de in Artikel 17 van de statuten genoemde vergadering, tenzij de voorzitter hiervoor een ander als notulist aanwijst.

Art. 26 De secretaris stelt het verslag op over het afgelopen verenigingsjaar ten behoeve van de ALV.

Art. 27 De secretaris zorgt, dat de mutaties van namen en adressen van bestuursleden op de daartoe vereiste wijze aan de Kamer van Koophandel wordt gemeld.

Art. 28 De secretaris archiveert de voor de vereniging van belang zijnde correspondentie alsmede de notulen van de bestuursvergaderingen, de ALV en de jaarverslagen.

D. Penningmeester.

Art. 29 De penningmeester moet te allen tijde conform wetgeving, statuten en het Huishoudelijk reglement, handelen. De penningmeester moet bij aantreden als bestuurslid een functiegerichte Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen. De kosten van de VOG worden door de HKDGL vergoed.

Art. 30 Bij uitgaven wordt het vier-ogen-principe gehanteerd. Dit betekent dat er naast de penningmeester nog één bestuurslid akkoord moet gaan met een betaling.
Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar ten minste één ander bestuurslid altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
Betalingen aan derden worden alleen via bankoverschrijving gedaan. Na ontvangst van een factuur voor het geleverde product wordt deze factuur door het voor de opdracht verantwoordelijke bestuurslid inhoudelijk voor akkoord getekend en medegetekend door de voorzitter of secretaris.
Voor de betaling van declaraties, rekeningen e.d. voor bedragen gelijk aan of minder dan 100 euro kan de penningmeester tekenen met achteraf een accordering van ten minste één ander bestuurslid. Voor de betaling van bedragen van meer dan 100 euro moeten zowel de penningmeester als een ander bestuurslid vooraf akkoord geven.

Art. 31 Een automatische incasso ten laste van de HKDGL moet door het bestuur worden goedgekeurd.

Art. 32 Ten behoeve van de algemene vergadering stelt de penningmeester het financiële verslag over het afgelopen jaar op en in overleg met het bestuur de begroting van het volgend jaar.

Art. 33 De penningmeester zal een exploitatie-overzicht bijhouden van lopende bestuursjaar. Dit overzicht zal aan de ALV worden voorgelegd. Tijdens het lopende bestuursjaar zal de penningmeester in de bestuursvergadering, als vast agendapunt, hierover verslag doen.

Art. 34 De penningmeester, beheert de gelden van de HKDGL, int alle toekomende gelden en betaalt, binnen het raam van de begroting en overeenkomstig gemaakte afspraken, alle verschuldigde gelden.

Art. 35 De penningmeester treedt op als gemachtigde van alle bank- en spaarrekeningen van de vereniging.

Art. 36 In het geval dat de penningmeester in de loop van het jaar zijn functie neerlegt of niet meer in staat is zijn functie te vervullen zal het bestuur een commissie ad hoc benoemen, die ten behoeve van de opvolger de boeken en bescheiden alsmede de waarden controleert.

Art. 37 Deze commissie heeft dezelfde bevoegdheden als de controlecommissie en rapporteert haar bevindingen aan het bestuur.

Art. 38 De penningmeester int de gelden zoals omschreven in het hoofdstuk ledenadministratie.

Art. 39 De penningmeester laat tijdig een kascontrole door een controlecommissie over het afgelopen bestuursjaar uitvoeren en brengt haar verslag uit aan de ALV.

E. Overige bestuursleden.

Art. 40 vervallen.

Hoofdstuk 4 LEDENADMINISTRATIE EN CONTRIBUTIE INNING.

Art. 41 In de geautomatiseerde ledenadministratie zijn van een lid de volgende gegevens opgenomen:
a. lidmaatschapsnummer;
b. achternaam en voorletters;
c. adres;
d. postcode en woonplaats;
e. e-mailadres;
f. telefoonnummer;
g. IBAN.

Art. 42 De ledenadministratie mag alleen conform de AVG wetgeving informatie verstrekken uit het ledenbestand.

Art. 43 De penningmeester regelt tijdig, dat voor ieder lid een automatische incasso wordt aangemaakt.
Nota’s, voor zover van toepassing, worden tijdig per post verstuurd.

Art. 44 De lidmaatschaps-, porto- en administratiekosten worden in de ALV vastgesteld.

Hoofdstuk 5 COMMISSIES.

A. Controlecommissie.

Art. 45a De leden van de controlecommissie hebben tot taak het controleren van de inkomsten en uitgaven aan de hand van de ter zake overlegde belegstukken.

Art. 45b Deze controlecommissie bestaat uit twee leden en zal vanuit de leden van de HKDGL worden benoemd voor een periode van twee tot drie jaar. De leden van de controlecommissie zullen niet tegelijkertijd aftreden.

Art. 46 De controlecommissie is bevoegd:
a. de inkomsten en uitgaven te toetsen aan de begroting en exploitatierekening.
b. onverantwoorde uitgaven te signaleren in haar rapport aan de algemene vergadering;
c. advies te geven inzake het financieel beheer;
d. op hoofdlijnen advies te geven over alle andere van belang zijnde zaken met betrekking tot het functioneren van de HKDGL.

B. Redactiecommissie DRIEPAS.

Art. 47 De redactiecommissie (hierna redactie) bestaat uit een voorzitter en leden van de vereniging.
De redactie werkt binnen het kader van de doelstellingen en beleid van de HKDGL.

Art. 48 De voorzitter is tevens lid van het bestuur.

Art. 49 De leden van de redactie worden door het bestuur benoemd en ontslagen op voorstel van de redactievoorzitter.

Art. 50 De taak van de redactie is:
a. het verzamelen van kopij voor de Driepas;
b. het redigeren en publiceren van historische artikelen;
c. het opnemen in het verenigingsorgaan van de agenda alsmede de hierop betrekking hebbende toelichting en afschriften van de te behandelen stukken, indien het bestuur dat verzoekt;
d. het publiceren van onder meer:
- verenigingsnieuws;
- activiteiten;
- bestuurssamenstellingen en mutaties hierop;
e. het samenstellen en de opmaak van het verenigingsblad.

Art. 51 De redactie is bevoegd de ter publicatie aangeboden artikelen, advertenties, e.d.:
a. in overleg met het bestuur ter discussie te stellen;
b. na overleg met de inzender te wijzigen, in te korten of te weigeren.

Art. 52 De door de leden van de commissie gemaakte kosten kunnen binnen de daartoe gestelde begrotingspost worden gedeclareerd bij de penningmeester van de vereniging.

C. Werkgroepen.

Art. 53 Een werkgroep wordt door het bestuur ingesteld. Een werkgroep bestaat bij voorkeur uit niet meer dan drie leden.

Art. 54 De leden van de werkgroep worden voor de duur van hun taak benoemd.

Art. 55 De taak van een werkgroep wordt door het bestuur schriftelijk vastgelegd.
Deze taak moet in overeenstemming zijn met de statuten, dit reglement en het belang van de vereniging. De werkgroep kan bij het bestuur een wijziging van de taakomschrijving voorstellen.

Art. 56 De werkgroep is bevoegd:
a. alle ter zake dienende informatie te vragen;
b. deskundigen te raadplegen.

Art. 57 Het bestuur zal ten behoeve van de werkzaamheden van de werkgroep een budget vaststellen.

Hoofdstuk 6 .ONKOSTEN

A. Onkostenvergoeding.

Art. 58 De in dit artikel genoemde kosten zijn:
a. reiskosten/parkeerkosten;
b. overige kosten.

Art. 59 De reiskosten worden vergoed op basis van openbaar vervoerskosten of gebruik eigen auto. De hoogte van de km-vergoeding volgt de algemene fiscaalvrije vergoeding.

Art. 60 Door bestuur en daartoe vooraf gemachtigde leden kunnen onkosten gemaakt voor de vereniging declareren met een declaratieformulier en onder overlegging van bewijsstukken (bv, kassabonnen). De voorzitter of secretaris accorderen de onkostenvergoedingsaanvraag. Vervolgens vindt de betaling plaats door de penningmeester door middel van een bankoverschrijving.

B. Bankzaken

Art. 60 Alle bank-, en spaarrekeningen staan op naam van de vereniging, de penningmeester van de vereniging moet als gemachtigde worden aangewezen.

Art. 61 Nieuw te openen bank- en spaarrekeningen worden aangevraagd door de penningmeester van de vereniging, nadat hierover in het bestuur een besluit is genomen.

Art. 62 Overdracht en opzegging van bank- en spaarrekeningen worden uitgevoerd door de penningmeester van de vereniging, nadat hierover in het bestuur een besluit is genomen.

C. Materiaal.

Art. 63 Bij aankopen stellen wij het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging.

Art. 64 Bij uitgaven boven € 500 vragen wij minimaal 3 offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes in het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen.
Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging.

Art. 65 Bij uitgaven boven de € 1000 zal de ALV ter goedkeuring worden geraadpleegd. Direct noodzakelijke uitgaven zullen achteraf in de ALV worden verantwoord.

D. Bewaartermijnen.

Art. 66 Notulen en jaarverslagen van het bestuur mogen niet worden vernietigd. Deze bescheiden worden uiteindelijk ondergebracht bij het streekarchief.

Art. 67 De financiële boeken en jaarverslagen van de penningmeester van de vereniging mogen pas na 30 jaar worden vernietigd, langer indien deze van blijvende waarde zijn. Bewaring kan geschieden in het streekarchief.

Hoofdstuk 7 SLOTBEPALINGEN.

Art. 68 De voorstellen tot wijzigingen van het huishoudelijk reglement dienen schriftelijk bij de secretaris van de vereniging te worden ingediend.

Art. 69 In het huishoudelijk reglement van de vereniging kan geen verandering worden gebracht dan door een besluit van de algemene vergadering.

Art. 70 Tot wijziging van het reglement kan door de algemene vergadering slechts worden besloten met meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.

Art. 71 De wijziging van het huishoudelijk reglement treedt eerst in werking op de door de algemene vergadering te bepalen datum.

Vastgesteld in de algemene jaarvergadering, 24 november 2021.